费用卡

Odoo 提供物理和虚拟费用卡，可以更好地跟踪和管理费用。使用费用卡可以进行实时费用管理，一旦发生费用交易就创建费用记录，使管理层能够更好地了解费用成本的发生。

消除对 actively create expense records 的需要可以实现更加简化的费用工作流程，并在购买时自动创建记录。

要使用费用卡，首先是 card is configured，然后是 activated。在员工可以使用其费用卡进行购物之前，先:ref:`Stripe account must be created <expenses/create-stripe>`并进行配置，然后:ref:`funds must be added <expenses/add-funds>`到公司的 Stripe 帐户。一旦账户中有可用资金（转账到 Stripe 通常需要 2-3 个工作日），员工就可以使用他们的费用卡，然后从公司的 Stripe 账户中提取资金。

重要

要创建和使用费用卡，**会计**和**发票**应用**必须**为 installed。

要访问机密卡数据（虚拟卡的卡号和 CVV；实体卡的 PIN 码），员工**必须**拥有 user 个人资料。这些详细信息**只能**通过该配置文件访问。

注解

费用卡的作用类似于预付借记卡，因为它们**仅**可与连接的 Stripe 账户一起使用，并且**仅**在将资金添加到该账户时才能提取。

可用性

目前，以下国家/地区可以使用消费卡：

奥地利	比利时	克罗地亚	塞浦路斯
爱沙尼亚	芬兰	法国	德国
希腊	爱尔兰	意大利	拉脱维亚
立陶宛	卢森堡	马耳他	荷兰
葡萄牙	斯洛伐克	斯洛文尼亚	西班牙

只有位于这些国家/地区之一的公司才能创建和使用费用卡。

费用

Odoo 承担与创建虚拟卡和实体卡相关的**所有费用**。

配置

必须配置两个设置才能使用费用卡。导航至 Expenses app ‣ Configuration ‣ Settings。勾选 Expense Card 旁边的框，然后点击 Save。 Settings 页面重新加载，并且两个字段现在出现在 Expense Card 选项下方。

出现带有 Stripe Issuing 的 Journal 字段，填充该字段。这是默认日记帐，除非会计部门指示，否则**不**建议更改此设置。

接下来，单击文本链接 terms and conditions ，然后会加载 Expense Cards Terms and Conditions 弹出窗口，其中包含协议的所有详细信息。阅读完此内容后，点击 Close，然后勾选 I confirm agreeing to the terms and conditions 旁边的复选框以接受条款，然后点击 Save。

注解

**必须**同意条款和条件才能使用费用卡。

同意条款和条件后，create a Stripe connected account。

创建 Stripe 连接帐户

要创建 Stripe 连接帐户，请打开 Expenses 应用程序，并确保启用 Expense Card 选项。接下来，单击 Connect 创建一个新的 Stripe Issuing 连接帐户。

填写 Stripe 提供的 KYC 调查问卷。 Stripe 需要 +/-24 小时来批准或拒绝帐户创建请求。

现在，绿色 Verified 标记出现在 Refresh 旁边，表示帐户已正确配置。

帐户经过验证后，公司必须 add funds 计入其 Stripe 余额。

向 Stripe 账户添加资金

为了让员工使用他们的费用卡，公司的 Stripe 账户中必须有资金用于购物。要将资金添加到公司的 Stripe 帐户，请打开 会计 应用程序。在 Stripe Issuing 看板卡上，单击 Top-up，然后加载 Top-up 弹出窗口。

在 Amount 字段中输入转入账户的金额。 IBAN 和 BIC 字段根据 Stripe 配置填充，并且无法更改。配置完成后，单击 Topup，然后启动传输。

注解

用户使用 SEPA 信用转账（针对欧元区）将钱汇至显示的 IBAN。 Stripe 发卡合作银行是 Circle Bank。

重要

处理转账通常需要 2-3 个工作日。在转账完成之前，资金**不**可用。

配置费用卡

要创建和配置新的费用卡，请单击主 费用 应用程序菜单中的 Cards 以查看 Cards 仪表板。单击 New 并加载空白 Cards 表单。在表格中输入以下信息：

• Card Name：卡片表格第一行为空白，显示`Draft`。在此字段中输入卡的名称。这**不需要**需要是一个人的名字，它可以是描述性的东西来解释该卡的用途。

  Example

  一名员工要去柏林进行为期一周的出差，拜访许多客户。员工需要支付餐费、交通费和其他与业务相关的费用。由于这是一次短途旅行，因此创建了一张名为 Business Trip - Berlin 的虚拟卡来记录所有费用。

  营销部门全年支付许多费用，包括电子邮件营销服务、活动场地租金、促销商品等。由于这些费用没有结束日期，并且用于整个部门，因此订购了一张名为 Marketing 的实体卡。

• Cardholder：从下拉菜单中选择使用该卡的人员。选择后，此人的姓名将填充 Draft 字段，位于 Cardholder 上方。

• Update info：在持卡人姓名旁边，单击 Update info，然后加载 Cardholder Configuration 弹出窗口。更新持卡人的姓名、生日、电话号码、电子邮件和实际地址。 **必须**填写所有请求的信息，因为它用于使用 Stripe 创建费用卡，并在需要时验证持卡人的身份。如果此表单中缺少任何信息，则**无法**创建卡，并且在创建或订购卡时会出现错误。

  重要

  列出的电话号码用于双因素身份验证。电话号码将来可以更改。更改电话号码时，系统会向原始电话号码发送警报，通知他们更改。

• Type：单击所需费用卡*类型*旁边的单选按钮。选项有：

  • Physical：打印实体卡并将其邮寄给员工。如果选择，则会出现 Delivery Address 字段。使用下拉菜单，选择卡片邮寄到的员工或公司地址。

  • Virtual：卡配置完成并激活后，虚拟卡立即可用。

• Company：使用下拉菜单选择与费用相关的公司。每张卡必须与一个公司相关联，并且**不**可在数据库中的所有公司或分支机构之间使用。确保所选公司配置了自己的 Stripe Connect 帐户，否则费用卡将无法使用。

• Stripe Journal：Stripe Issuing 默认填充此字段，并且无法修改。

接下来，在卡片表单的 Spending Policy 选项卡中配置以下字段：

• Countries：使用下拉菜单，选择卡可以使用的国家/地区。默认情况下，公司的国家/地区位置填充此字段。员工可能前往或购买消耗品的所有其他国家/地区均应包含在此列表中。

• Categories：如果费用卡仅限于购买特定*类别*内的商品，请使用下拉菜单选择它们。如果此字段留空，则该卡可用于*任何*费用类别。

  Odoo 能够根据卡网络提供商（例如 Mastercard）提供的 MCC 对交易进行分类。每个商家都有一个相应的 MCC 来标识其业务和产品类型。当使用 Stripe 发行的卡时，MCC 会与交易一起发送，允许 Stripe 根据卡的配置批准或阻止该交易。

  Example

  一家公司发行一张费用卡，仅授权用于支付航空、火车和出租车旅行费用。

  要配置此功能，请单击 Category 字段，然后单击底部的 Search more…。在 Search: Categories 弹出窗口中，单击搜索栏，然后单击 Filters 列中的 Transportation services。

  接下来，勾选所需交通类别旁边的复选框。在此示例中，仅选择 Railroads、Passenger Railways、Taxicabs Limousines 和 Airlines Air Carriers。

  单击 Select，所选交通类别现在将填充到 Categories 字段。

• Limit：配置卡的两个消费限额。第一个配置设置特定时间段内允许的总费用金额。使用 per 一词后面的下拉菜单，选择限制适用的时间段。可用选项有：Day、Week、Month、Year 或 All Time。接下来，输入所选时间段允许的最大金额。

  接下来，设置*每笔交易*限制。在字段中输入单笔交易中可从费用卡收取的最高金额。

  Example

  公司允许员工购买总金额低于 1,000.00 美元的机票。此外，所有费用的每月上限为 3,000.00 美元。

  公司将按如下方式配置限额：每笔 Month 3,000.00 和每笔交易 1,000.00。

小技巧

卡限额可以随时修改。修改后，立即生效。

重要

所有费用卡均从单个 Stripe 账户中提取付款。建议设置卡限额，以避免可能过早耗尽费用 Stripe 账户的大笔费用或交易。

激活消费卡

配置费用卡后，下一步就是激活卡。首先，导航到 Expenses app ‣ Cards，然后加载 Cards 仪表板，在看板视图中显示所有费用卡。

所有卡都会在每张卡右上角的横幅上显示其状态。状态为：

• Draft：卡片表格已填写，但卡片尚未申请或激活。

• Pending：已订购实体卡，但尚未激活。

• Active：该卡可以使用。此状态**不会**在卡上显示状态横幅。

• Paused：卡已被“暂停”，在此状态下无法处理任何交易。

• Blocked：实体卡或虚拟卡已*取消*且无法使用。

单击要激活的卡，然后加载卡表。确保所有字段均为 configured，然后单击 :guilabel:`Order`（如果请求实体卡）或 :guilabel:`Activate`（如果创建虚拟卡）。

注解

实体卡需要 5 到 10 个工作日才能送达。订购后，送货信息将添加到聊天中，下卡订单的用户将通过电子邮件收到该信息。

如果请求实体卡，则在打印卡并将其邮寄到所选地址时，卡状态将更改为 Inactive。卡到达后，请按照随附的说明激活卡。

如果该卡是虚拟卡，点击:guilabel:Activate`后，状态变为:guilabel:`Active，可供使用。

一旦消费卡的状态为 Active，用户就可以使用该卡购买消费项目，只要购买金额在卡上设置的限额之内。

演示费用卡

要在不使用真实 Stripe 账户的情况下测试消费卡功能，请使用 install Expense Cards: Demo 模块。这取代了生产功能，并允许创建演示 Stripe 账户，使用虚拟卡和虚假资金来模拟交易。

注解

如果已配置生产帐户，**不要使用**演示模块，因为它会覆盖现有设置。

使用消费卡

使用消费卡与使用任何其他信用卡或借记卡几乎相同。唯一的区别是使用 physical card 还是 virtual card。

使用费用卡进行收费时，会在**费用**应用程序中自动创建费用记录，并链接到特定的卡。下一步是附上相应的收据。

注解

最好在收到收据后立即拍摄照片，以消除丢失收据和费用报销请求被拒绝的风险。

导航至 Expenses app ‣ Cards 打开费用记录，然后单击特定卡。接下来，单击 Expenses 智能按钮，然后会加载该卡的 Expenses 仪表板。任何*没有*附有收据的记录都会显示:icon:fa-credit-card Please upload the receipt.

点击所需的费用记录，打开详细的费用表。单击 Attach Receipt 按钮，将加载文件资源管理器。导航到收据，然后单击 Open 将其选中并将其附加到费用中。

如有必要，对 the expense record 进行任何其他调整。记录正确后，点击 Submit 提交收据，如果收据需要拆分为多项费用，则点击 Split。

重要

如果尝试在列出的国家/地区、列出的类别之外进行购买，或者超出指定时间段内的交易限额或总费用限额，则该费用将被拒绝并记录在卡的 Expenses 仪表板中，状态为*拒绝*。

要查看交易被拒绝的详细信息，请单击该卡的 Expenses 智能按钮，然后单击被拒绝的交易。解释交易被拒绝原因的详细信息出现在 OdooBot 创作的聊天记录中。

实体卡

使用实体卡时，收费方式与普通实体预付借记卡相同。

用户收到卡后，持卡人必须按照卡附带的说明激活卡。接下来，打开 费用 应用程序，然后单击状态为 Pending 的实体卡。单击:guilabel:Activate，然后在出现提示时输入卡的最后四位数字，确认电话号码，接受条款和条件，然后完成激活。

卡密码

要查看卡的 PIN，持卡人**必须**拥有 user 个人资料。导航至 Expenses app ‣ Cards，然后单击卡片以打开卡片表单。输入通过短信发送到关联电话号码的六位数代码。该卡及其 PIN 码将显示在弹出窗口中。 PIN 码显示在卡下方，并且**无法**更改。

虚拟卡

如果使用虚拟卡，持卡人**必须**拥有 user 个人资料才能访问购买所需的卡信息。

要获取卡信息，请导航至 Expenses app ‣ Cards 并单击正在使用的虚拟卡。接下来，单击进入 Card Details 选项卡，会出现两个项目：费用卡号（仅显示最后四位数字）和到期日期。

要查看完整详细信息，请单击:icon:fa-eye View Details，然后会加载 Two-Factor Authentication 弹出窗口。输入通过短信发送到持卡人电话号码的六位数验证码。该卡出现在弹出窗口中，并显示所有信息：卡号、有效期和安全码。完成后，单击 X 关闭窗口。

小技巧

Android 用户可以添加虚拟消费卡 to a Google wallet。

丢失卡

当实体卡丢失或虚拟卡的凭据遭到泄露时，必须在**费用**应用程序中更新这些卡，以便它们无法使用。这在 Odoo 中称为*阻塞*。

要停止卡上的任何费用，请导航至 Expenses app ‣ Cards，然后单击要停用的特定卡。在卡片表单上，单击 Block 按钮，然后加载 Block a Card 弹出窗口。

单击 Reason 旁边的字段，然后选择该卡被阻止的原因。选项为 Lost、Stolen 或 Other。做出选择后，点击:guilabel:Block，该卡将无法使用，并且:guilabel:`Cards`仪表板视图中的卡上会出现红色:guilabel:`Blocked`横幅。

Example

员工将获得一张虚拟费用卡，用于即将到来的商务旅行。员工在预定行程前一个月使用这张卡购买机票和酒店房间。

旅行前一周，他们收到航空公司发来的一封电子邮件，解释说发生了数据泄露，客户姓名、联系信息和包括信用卡号码在内的购买详细信息已被泄露。

该员工联系了经理，解释了情况。经理打开虚拟费用卡，并使用原因 Other 冻结该卡。然后，经理再发行另一张虚拟卡供员工出差使用。

临时卡暂停

当员工长时间不在办公室（例如休假或生病）时，建议暂时停用其卡，以防止任何欺诈性收费。这在 Odoo 中称为“暂停”卡片。

要暂停卡，请导航至 Expenses app ‣ Cards，然后单击要暂停的特定卡。在卡片表格上，点击:guilabel:Pause，卡片激活后才能使用。

Example

销售部门的员工有一张实体费用卡，用于与客户会面。他们最近迎来了一个新生儿，并将休三个月的育儿假。

在员工的最后一天，他们的经理打开费用卡记录，然后单击 Pause。当员工返回工作岗位时，经理打开费用卡表单并单击 Active 重新激活该卡。