Odoo 19 企业版 生产力工具操作手册

适用版本：Odoo 19 Enterprise 涉及模块：sign（电子签署）+ documents（文档管理）+ knowledge（知识库）+ spreadsheet（电子表格）+ discuss（讨论）+ calendar（日历） 主角：HR 专员小李、项目经理小陈、全体员工 贯穿场景：发起合同签署 → 文档归档 → 知识沉淀 → 数据分析

模块概述

生产力工具体系

Odoo 生产力工具（企业版）
├── Sign（电子签署）          ← 合同/协议在线签署，法律效力
├── Documents（文档管理）     ← 统一文件中心，上传/分类/共享
├── Knowledge（知识库）       ← 企业Wiki，团队知识沉淀
├── Spreadsheet（电子表格）   ← 内嵌式Excel，连接Odoo数据
├── Discuss（讨论）           ← 内部IM，频道/私聊/视频会议
├── Calendar（日历）          ← 日程管理，同步Google/Outlook
└── Appointments（预约）      ← 外部预约，连接CRM商机

第一部分：电子签署（Sign）

核心概念

Sign 核心流程：
  上传PDF模板
      ↓
  添加签署字段（签名框/文本框/日期/复选框等）
      ↓
  设置签署角色（谁来签）
      ↓
  发起签署请求 → 通知签署人
      ↓
  签署人在线签署（手写/输入/上传图片）
      ↓
  所有人签完 → 生成已签文件 → 发给所有人

主要模型

第一章：创建签署模板

1.1 上传合同模板

操作路径：签署 → 模板 → 新建

1. 上传PDF文件：劳动合同模板2025版.pdf
2. 系统显示PDF预览
3. 在左侧字段面板拖拽字段到合同对应位置

1.2 配置签署字段

可拖拽的字段类型：

1.3 设置签署角色

在模板中定义谁来签哪些字段：

角色1：员工
  字段：员工签名（页10）、员工姓名（页1）、日期（页10）
  
角色2：公司代表（HR经理）
  字段：公司章/代表签名（页10）、公司日期（页10）

角色3：见证人（可选）

第二章：发起签署请求

2.1 从模板发起

操作路径：签署 → 模板 → 选择模板 → "发送"按钮

签署模板：劳动合同模板2025版
 
角色分配：
  员工角色    → 张三（zhangsan@mxtech.com.cn）
  公司代表    → 王总（hr-manager@mxtech.com.cn）
  
发送方式：
  ● 通过邮件发送签署链接
  ○ 分享直接链接
  ○ 面对面签署（当场签）
  
签署截止日期：2025-04-10

点击"发送"后：

• 张三和王总各自收到邮件，邮件中包含专属签署链接
• 系统创建 sign.request，状态为"进行中"

2.2 签署人操作（门户）

张三收到邮件后：

1. 点击链接打开签署页面（无需 Odoo 账号）
2. 查看合同内容
3. 在签名框手写签名（鼠标绘制 / 上传签名图片 / 输入姓名转为字体）
4. 填写其他字段（入职日期、职位等）
5. 点击"提交签署"

系统记录签署日志（时间戳、IP地址、设备信息）。

2.3 追踪签署状态

操作路径：签署 → 签署请求

劳动合同-张三-2025
  状态：进行中
  
  签署人：
    张三（员工）       ✓ 已签署（2025-04-02 14:23）
    王总（公司代表）   ⏳ 待签署
    
发送提醒邮件：点击"提醒"按钮，向未签人再发一封提醒

2.4 签署完成

所有人签完后：

• 状态变为"已签署"
• 系统自动将已签PDF发送给所有参与方
• 原始 PDF + 签名 + 审计报告 打包为最终文件
• 可下载存档或自动保存到 Documents 文档库

第三章：Sign 与 HR 集成

操作路径：员工 → 员工档案 → 打开某员工 → "合同"选项卡 → "发送签署请求"

自动预填：

• 员工姓名和邮箱
• 当前合同信息（薪资、职位、入职日期）

配合 hr_sign 和 hr_contract_salary 模块，可实现：

• 发送 offer letter（录用通知）在线签署
• 劳动合同在线签署，签完后自动更新员工合同状态

第二部分：文档管理（Documents）

核心概念

Documents 结构：
  文件夹（Workspace）
      ├── 子文件夹
      └── 文档（Document）
              ├── 文件附件（PDF/Word/Excel/图片等）
              ├── 链接（外部URL）
              └── 请求（要求他人上传）

第四章：文档库配置

4.1 创建文件夹（工作区）

操作路径：文档 → 文件夹 → 新建

明星科技文档中心结构：
  📁 HR文档
      📁 合同与协议
      📁 员工手册
      📁 招聘材料
  📁 销售文档
      📁 报价单模板
      📁 客户合同
      📁 产品手册
  📁 财务文档
      📁 发票原件
      📁 银行对账单
  📁 研发文档
      📁 产品规格书
      📁 BOM文件

4.2 文件夹权限设置

每个文件夹可设置访问权限：

📁 合同与协议
  所有人可读：☐（仅内部）
  可写入：HR专员、HR经理
  可读取：全体员工（只读，不可下载完整版）

第五章：文档日常操作

5.1 上传文档

操作路径：文档 → 拖拽文件到文件夹（或点击"新建"→ 上传）

支持格式：PDF、Word、Excel、PPT、图片、视频等
OCR 索引：☑（自动提取文档内容，支持全文搜索）
标签：合同、2025年、上海

5.2 AI 文档分类（企业版 ai_documents）

安装 ai_documents 模块后：

• 上传文件时，AI 自动分析内容
• 推荐文件夹分类（如：识别到"劳动合同"→ 建议放入 HR文档/合同与协议）
• 自动应用标签

5.3 请求他人上传文件

场景：HR 需要新员工上传身份证扫描件

操作路径：文档 → 新建 → "请求"

文件名：张三-身份证扫描件
所在文件夹：HR文档/招聘材料
请求对象：张三（zhangsan@mxtech.com.cn）
截止日期：2025-04-05
消息：请上传您的身份证正反面扫描件（清晰PDF格式）

张三收到邮件，通过门户直接上传文件，自动归档到指定文件夹。

5.4 文档共享

外部共享：

选择文件 → 右键 → "分享" → 生成分享链接
  有效期：7天
  密码保护：☑ 设置密码
  可下载：☑

第六章：文档与其他模块集成

第三部分：知识库（Knowledge）

核心概念

Knowledge 是企业内部的 Wiki 系统，用于：

• 沉淀操作规程和标准文档
• 分享行业知识和最佳实践
• 新员工入职材料
• 项目文档

第七章：知识库基础操作

7.1 创建知识文章

操作路径：知识库 → 新建

文章标题：MS-2000-A传感器安装指南

文章内容（富文本编辑器支持）：
  ## 适用范围
  本指南适用于 MS-2000-A 系列工业传感器的现场安装和调试...
  
  ## 安装前检查
  1. 检查外观是否完好
  2. 核对型号和序列号
  ...
  
  ## 安装步骤
  （插入图片/视频）
  
  ## 常见故障排查
  （插入表格）

富文本编辑器支持：

• / 快捷命令（插入图片、表格、代码块、视频、看板...）
• @ 提及团队成员
• # 引用其他文章
• 插入 Odoo 数据视图（如：嵌入产品列表）

7.2 文章层级结构

📚 知识库
  📖 产品知识
      📄 MS-2000-A安装指南
      📄 MS-2010控制器说明书
      📄 常见故障FAQ
  📖 销售资料
      📄 竞品对比分析
      📄 报价技巧手册
  📖 内部流程
      📄 请假流程说明
      📄 费用报销规范
      📄 新员工入职指南

7.3 文章权限设置

每篇文章可设置：

权限：
  ● 所有内部用户（公开）
  ○ 仅限成员（在"成员"中指定人员）
  ○ 私有（只有自己可见）
  
允许评论：☑（读者可在文章段落留评论）

7.4 收藏与搜索

• 点击文章右上角星标 → 加入"我的收藏"
• 全文搜索：输入关键词，AI 辅助检索（需安装 ai_knowledge）

第八章：知识库与其他模块集成

8.1 在任意表单中嵌入文章

在 Odoo 任意表单视图中，可插入知识库文章链接：

场景：服务台工单中，技术支持引用知识库文章
操作：工单 Chatter → 点击知识库图标 → 搜索并嵌入"传感器故障排查指南"

8.2 模板系统

操作路径：知识库 → 新建 → 从模板创建

内置模板类别（系统预设）：

• 会议记录
• 项目计划
• 销售提案
• 入职流程
• 产品发布计划

第四部分：电子表格（Spreadsheet）

第九章：Odoo 电子表格特色

Odoo Spreadsheet 是内嵌在 Odoo 中的电子表格工具，主要优势在于直接连接 Odoo 数据：

9.1 创建电子表格

操作路径：文档 → 新建 → 电子表格

或从报告导出： 操作路径：销售分析报告 → 下拉菜单 → "插入电子表格"

9.2 插入 Odoo 数据

在电子表格中，点击菜单"插入" → "Odoo 数据"：

可插入类型：
  ├── 数据透视表（选择模型和字段，动态更新）
  ├── 列表（选择模型过滤结果，显示为表格）
  └── 图表（基于 Odoo 数据生成图表）

示例：插入销售数据透视表
  模型：销售订单行（sale.order.line）
  行：产品分类
  列：月份
  值：销售金额（sum）
  过滤：2025年，已确认订单

9.3 全局筛选器

在电子表格顶部可添加全局筛选器：

筛选器1：日期范围（影响所有数据透视表和图表）
筛选器2：销售员（筛选特定销售员的数据）
筛选器3：公司（多公司场景）

9.4 Odoo 专有函数

电子表格支持 ODOO. 系列函数：

=ODOO.LIST(model, [domain], [offset], [limit], field1, field2, ...)
示例：=ODOO.LIST("sale.order", [["state","=","sale"]], 0, 10, "name", "amount_total")
→ 返回前10条已确认销售订单的单号和金额

9.5 与文档库集成

电子表格存储在文档库中，支持：

• 多人协作编辑（实时协作）
• 权限管理（与文档权限一致）
• 版本历史

第五部分：讨论（Discuss）

第十章：内部沟通

10.1 频道（公开讨论）

操作路径：讨论 → 频道 → 新建频道

频道类型：
  ● 公开（所有内部员工可加入）
  ○ 私有（需被邀请）
  
常用频道：
  #general        全体公告
  #华东销售团队    销售团队工作交流
  #技术支持        技术问题讨论
  #公司活动        活动通知

10.2 私聊

操作路径：讨论 → 新建消息 → 选择同事

支持：

• 文字、表情
• 文件附件
• 语音消息
• 视频通话（需配置 ICE 服务器）

10.3 在业务对象中讨论

每个 Odoo 业务对象（商机/订单/工单等）都有 Chatter（消息区域）：

• 发消息：@提及同事，自动通知
• 记录变更：系统自动记录字段变更历史
• 附件：直接在业务对象上上传相关文件
• 活动：创建待办事项

第六部分：日历（Calendar）

第十一章：日程管理

11.1 创建日程

操作路径：日历 → 新建

标题：苏州宏达客户拜访
日期：2025-04-05 10:00-12:00
地点：苏州宏达总部（苏州工业园区星河路88号）
参与者：李明、王磊（同事），刘建国（客户，外部）
提醒：提前1天，提前30分钟
关联：CRM商机 - 苏州宏达S00089

备注：带产品样机和完整方案PPT

11.2 同步 Google/Outlook 日历

操作路径：设置 → 通用设置 → 集成 → Google Calendar 同步

• 授权 Google 账号后，Odoo 日历与 Google Calendar 双向同步
• 同样支持 Microsoft Outlook 日历同步

附录：生产力工具快速入口

文档版本：Odoo 19 Enterprise | 更新日期：2026-03-04